In einem schnelllebigen Arbeitsumfeld brauchen interne Support-Teams Werkzeuge, die sich an ihre spezifischen Herausforderungen anpassen. Richtig konfigurierte, individuell angepasste Rovo Agents, die nahlos in die Atlassian Cloud Tools integriert sind, können zu wertvollen Helfern werden.
- Sie automatisieren Routineaufgaben,
- steigern die Effizienz
- und schaffen Freiräume für Aufgaben, die tatsächlich menschliche Intelligenz erfordert.
Basierend auf Atlassians vielseitigem Rovo entfalten diese KI-gestützten Assistenten ihr volles Potenzial besonders dann, wenn sie auf die individuellen Abläufe eines Teams abgestimmt sind.
Bei Team XALT haben wir das selbst erlebt – durch die Entwicklung eines Rovo Agents für unseren internen Service Desk. Ein Beispiel, das wir in diesem Artikel gerne teilen möchten. Dieser Agent unterstützt bei alltäglichen Anliegen, beantwortet Mitarbeiterfragen, behebt IT-Probleme wie WLAN- oder Druckerfehler und hilft beim Erstellen von Tickets – etwa für temporären Org-Admin-Zugang oder IT-Support. Ein praxisnaher Einblick, wie individuelle Anpassung einen Rovo Agent zu einem echten Teamplayer machen kann.
In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie wir unseren Rovo Agent eingerichtet und auf die Abläufe unseres Teams abgestimmt haben. Anschließend werfen wir einen Blick darauf, wie der KI Agent im Alltag zum Einsatz kommt und welche Vorteile er mit sich bringt. Der Fokus liegt dabei ganz klar auf dem Thema: Wie du mit maßgeschneiderter Anpassung das volle Potenzial eines Rovo Agents entfesselst.
Schritt 1: So richtest du deinen individuellen Rovo Agent ein
Ganz einfach: Klicke in deinem Atlassian Tool auf Chat > Agents > Create.
Tipp: Achte darauf, dass die Rovo-Funktion für deine Instanz aktiviert ist – andernfalls wird dir „Chat“ nicht angezeigt.
Im nächsten Schritt solltest du so genau wie möglich beschreiben, welchen Zweck dein Agent erfüllen soll und wie er eingesetzt wird. Rovo erstellt auf dieser Basis bereits erste Instruktionen, die du anschließend weiter anpassen kannst.
Schritt 2: Behandle deinen Rovo Agent wie ein Kind
Einen Rovo Agent anzupassen bedeutet mehr, als ihn einfach auf die richtigen Datenquellen zu verweisen – zum Beispiel auf unsere umfangreiche Team XALT-Confluence-Wissensdatenbank. Klar, er kann sich dort alles durchlesen, aber reines Wissen reicht nicht aus.
Wie ein Kind braucht auch der Agent Anleitung, um in seiner Rolle aufzugehen. Du musst ihm beibringen, wie er sich verhalten soll, wie er in einem passenden Ton kommuniziert, professionell bleibt und wie er in bestimmten Situationen agieren soll. In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie wir unserem Agent „Manieren“ beigebracht haben – damit er nicht nur unsere Prozesse kennt, sondern Mitarbeitenden auch hilfreich, klar und situationsgerecht zur Seite steht.
Unser Agent zeigt nicht einfach nur das passende Formular im Service Desk – er versucht zunächst, dem oder der Anfragenden direkt eine Lösung vorzuschlagen. Erst wenn das Problem nicht mit den bereitgestellten Informationen gelöst werden kann, wird empfohlen, ein Ticket zu erstellen – mit dem passenden Link direkt im Chat.
Wir haben ihn sogar „eingezäunt“ – also seinen Zugriff auf unseren Confluence-Bereich und ein bestimmtes Jira Service Management-Projekt beschränkt. So bleibt er fokussiert und verirrt sich nicht im Informationsdschungel.
Schritt 3: Teste wie der Rovo Agent mit Anfragen umgeht?
Hier ein Beispiel für eine Standardantwort, wenn ein Drucker nicht funktioniert. Wichtig: Du kannst ganz individuell festlegen, wie dein KI Agent auf Druckerprobleme oder andere Anfragen reagiert – alles, was du brauchst, ist eine Confluence-Seite mit den relevanten Informationen im konfigurierten Bereich.
Ohne Umschweife verweist der Rovo Agent auf das richtige Formular, damit ein Ticket erstellt werden kann.
Und wie beim Druckerbeispiel gibt der Rovo Agent konkrete Schritte vor, bevor er das Erstellen eines Tickets empfiehlt. Wird das Problem durch eine dieser Maßnahmen behoben, muss gar kein Ticket mehr erstellt werden!
Genau das ist der Schlüssel zu mehr Effizienz im Support – durch die gezielte Anpassung des Rovo Agents.
Fazit
Ein individuell konfigurierter Rovo Agent kann den Support deines Teams gezielt auf ein neues Level heben – unser Beispiel vom Team XALT zeigt, wie transformativ diese Lösung sein kann. Vom Setup bis zum täglichen Einsatz haben wir gezeigt, wie wir das Tool an unsere Abläufe angepasst haben und welche Herausforderungen es für uns löst.
Natürlich ist jedes Team anders – aber die wichtigste Erkenntnis bleibt: Mit der richtigen Anpassung wird dein Rovo Agent zu einem unverzichtbaren Begleiter, der Service Management Prozesse optimiert und die Produktivität steigert.
