Ein neuer Job ist spannend, aber er kann sich auch anfühlen wie ein Spießrutenlauf. Neue Mitarbeitende sehen sich oft mit einer überwältigenden Menge an Tools, Plattformen und verstreuten Informationen konfrontiert. Ob es darum geht, herauszufinden, wie man Urlaub beantragt, interne Abläufe zu verstehen oder einfach nur zu wissen, an wen man sich wenden kann – neue Teammitglieder tun sich häufig schwer im Onboarding zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zu finden.
Das Grundproblem? Unternehmenswissen ist auf unzählige Plattformen verteilt – Confluence, Google Drive, Slack, SharePoint und viele mehr – was die Orientierung ohne umfassende Einarbeitung oder ständige Unterstützung schwierig macht.
Hier kommt Rovo Chat, Atlassians KI-gestützte Chat-Oberfläche, ins Spiel. Durch die Integration der unternehmensweiten Wissensquellen mit Hilfe von Rovo Connectors erhalten neue Mitarbeitende sofort Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen. In diesem Artikel zeigen wir, wie man diese Connectors einrichtet und wie sie neuen Teammitgliedern helfen, vom ersten Tag an produktiv zu sein.
Was ist Atlassian Rovo Chat & was sind Rovo Connectors?
Rovo Chat ist eine Konversationsschnittstelle innerhalb von Atlassians Rovo, die darauf ausgelegt ist, auf Unternehmenswissen zuzugreifen und damit zu arbeiten. Sie integriert Atlassian-Tools wie Confluence und Jira sowie Drittanbieter-Anwendungen wie Google Drive, Microsoft SharePoint, Slack und Microsoft Teams. Diese Integrationen erfolgen über vorkonfigurierte Connectors, die einen nahtlosen Datenzugriff und automatisierte Workflows ermöglichen.
Einfach ausgedrückt: Connectors sind Brücken zwischen Rovo und den Plattformen, auf denen euer Unternehmen wichtige Informationen speichert. Sobald die Verbindung hergestellt ist, kann Rovo Inhalte aus allen angebundenen Tools durchsuchen, verstehen und an zentraler Stelle bereitstellen. Neue Mitarbeitende müssen also nicht mehr mühsam in Confluence nach Dokumentationen suchen, zwischen Google Drive und Slack hin- und herwechseln oder Kollegen nach Informationen fragen – sie stellen einfach ihre Frage in Rovo Chat und erhalten sofort die passende Antwort – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind.
Gerade im Kontext des Onboardings entfalten Rovo und seine Connectors ihr volles Potenzial: Neue Teammitglieder erhalten schnellen und einheitlichen Zugriff auf alles, was sie zum Start benötigen – ohne lange Einarbeitung oder lästige Recherchen.
Wie man Drittanbieter-Produkte mit Rovo integriert
Im Folgenden erklären wir, wie man Drittanbieter-Tools mit Rovo verbindet – und warum diese Integrationen gerade neuen Mitarbeitenden helfen, sich nicht in der Komplexität eines neuen Jobs zu verlieren. Die einheitliche Suche von Rovo, unterstützt durch Atlassians Teamwork Graph, liefert eine ganzheitliche Sicht auf Wissen, Ziele und Mitarbeitende im Unternehmen. Sie zieht Informationen aus Confluence (Dokumentationen), Google Drive (Dateien) sowie aus Kommunikationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams (Echtzeit-Updates). Besonders hilfreich ist das für den Zugriff auf unternehmensspezifische Inhalte wie HR-Richtlinien, Team-Prioritäten oder wichtige Ansprechpartner – ganz ohne lange Schulungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So fügt man Rovo Connectors hinzu
Das Hinzufügen von Rovo Connectors ist ein unkomplizierter Prozess für Admins, um Drittanbieter-Daten in Rovos Funktionen Search, Chat und Agents einzubinden:
- Stelle sicher, dass Rovo aktiviert ist.
- Navigiere zur Atlassian Administration.
- Wähle deine Organisation und Website aus.
- Klicke in den Website-Einstellungen auf „Add connector“.
- Wähle ein unterstütztes Drittanbieter-Produkt (z. B. Google Drive oder Slack).
- Folge den Anweisungen, um die Verbindung zu autorisieren und zu konfigurieren. Achtet darauf, dass die Berechtigungen mit euren Datenschutzrichtlinien übereinstimmen.
Nach der Einrichtung synchronisiert sich Rovo sicher mit dem Produkt, unter Berücksichtigung der bestehenden Zugriffsrechte. Nutzer müssen ggf. ihre Atlassian-Konten verknüpfen, um personalisierte Ergebnisse sehen zu können.
Für eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung einzelner Connectors findest du hier eine Liste mit den verfügbaren Anleitungen.
Einzelne Nutzer müssen ihre Accounts mit den externen Produkten verbinden, um nur die Daten zu sehen, für die sie autorisiert sind – dieser Schritt kann entfallen, wenn das Atlassian-Konto bereits verknüpft ist. Nach der erfolgreichen Konfiguration zeigt Rovo die entsprechenden Daten in Search, Chat und Agents an.
Praxisbeispiel: Onboarding Fragen unseres neuen Kollegen Burak
Im Folgenden zeigen wir ein Praxisbeispiel, wie Rovo den Onboarding-Prozess vereinfacht. Unser neuer Kollege Burak, Atlassian Consultant bei XALT, hat Rovo genutzt, um Antworten auf seine Fragen zu finden:
1. Use Case: Urlaubsantrag
Burak wollte wissen, wie er seinen Urlaub beantragen kann – Rovo hatte sofort die passende Antwort parat und führt die wichtigsten Schritte von der HR-Confluence page direkt im Chat auf inkl. Verlinkungen.
2. Use Case: Zeiterfassung
Als Nächstes fragte Burak, wie er seine Arbeitszeit bei XALT erfassen kann – auch hier hatte Rovo die Lösung blitzschnell parat.
3. Use Case: Informationen zu Projekten und Lösungen
Neugierig auf aktuelle Projekte bei XALT, fragte Burak Rovo, woran die Teams gerade arbeiten. Rovo durchsucht alle Confluence spaces und weitere Plattformen und stellt eine Zusammenfassung der Projekte dar.
Besonders interessierte ihn unsere DocuSign-Integration, zu der er sich über Rovo direkt informieren konnte. Vorhandene Dokumente aus Google Drive werden im Chat direkt angezeigt und verlinkt.
4. Use Case: Den richtigen Ansprechpartner finden
Neue Mitarbeitende stehen oft vor einer Wand aus Namen und Gesichtern. Burak fragte Rovo, wer hinter der DocuSign-Integration bei XALT steckt – und konnte so direkt den Kontakt herstellen.
Fazit: Onboarding leicht gemacht mit dem KI-gestützten Rovo Chat
Bei XALT wissen wir: Der Start in einen neuen Job kann überwältigend sein. Doch mit Rovo Chat lief Buraks Onboarding reibungslos. Vom Urlaubsantrag über Zeiterfassung bis zur Verbindung mit den richtigen Ansprechpartnern – Rovo lieferte alle Antworten, direkt über die Tools, die wir täglich nutzen.
Für Organisation-Admins ist die Erweiterung von Rovo ein Kinderspiel: Geht einfach zu Einstellungen > Rovo und fügt weitere Integrationen hinzu. Mit Rovo Chat hat Burak nicht nur die nötige Dokumentation gefunden – er war vom ersten Tag an bereit, loszulegen und Mehrwert zu schaffen.
Willst du wissen, was Rovo noch so alles kann? In diesem Video findet du eine Übersicht über die aktuellen Möglichkeiten des KI-gestützen Chat Agenten von Atlassian.
